Septiembre suele ser un buen momento para recuperar rutinas y revisar cómo llevas la gestión de tu actividad. Si durante el verano has ido acumulando documentación, ahora es el momento de poner en orden las facturas autónomos, comprobar gastos y corregir posibles errores antes de entrar en los últimos meses del año.
Mantener una buena organización no solo facilita las próximas declaraciones fiscales. También puede ayudarte a detectar facturas pendientes, justificar correctamente tus gastos y evitar problemas si Hacienda solicita documentación sobre alguna operación.
¿Qué facturas debe guardar un autónomo?
Como autónomo debes conservar tanto las facturas que emites a tus clientes como las que recibes de proveedores relacionadas con tu actividad.
La normativa de facturación obliga a empresarios y profesionales a expedir y conservar las facturas de las operaciones que realizan, así como a conservar las facturas y justificantes recibidos en el desarrollo de su actividad.
Por eso, al revisar tus facturas autónomos, conviene separar al menos dos grandes grupos:
Facturas emitidas: las que has generado por tus servicios o ventas.
Facturas recibidas: las correspondientes a compras, suministros o servicios contratados para desarrollar tu actividad.
Esta diferenciación te permitirá comprobar con mayor facilidad que todos los ingresos y gastos están correctamente registrados.
Revisa que tus facturas tengan los datos correctos
No basta con guardar una factura: también debe estar correctamente emitida.
Una factura completa debe incluir: su número y serie, fecha de expedición, identificación fiscal de las partes, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota correspondiente cuando proceda. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa.
Aprovecha la revisión de septiembre para comprobar especialmente:
- que no existan saltos o duplicidades injustificadas en la numeración;
- que los datos fiscales del cliente o proveedor sean correctos;
- que las fechas correspondan con las operaciones realizadas;
- que el IVA aplicado sea el adecuado;
- y que no falten facturas de operaciones ya cobradas o pagadas.
Si detectas un error, no conviene simplemente modificar una factura ya emitida y sustituir el archivo. Dependiendo del tipo de error puede ser necesario emitir una factura rectificativa, que tiene sus propias reglas de numeración y registro.
Facturas y gastos del autónomo: ¿todo lo que pagas es deducible?
Para poder defender fiscalmente un gasto debe existir una relación con tu actividad y, además, debe estar correctamente justificado y registrado. Los autónomos en estimación directa están sujetos a obligaciones registrales sobre sus ingresos, gastos y, cuando corresponda, bienes de inversión.
Por eso, cuando revises tus facturas y gastos como autónomo, pregúntate:
¿Este gasto está realmente relacionado con mi actividad profesional?
¿Tengo la documentación adecuada?
¿Está registrado correctamente?
¿Puedo justificar su utilización profesional si Hacienda me lo solicita?
Esto es especialmente importante en gastos que pueden tener un uso mixto, profesional y personal, como determinados suministros, vehículos, telefonía o equipamiento.
No confundas ticket con factura
Otro error habitual después de varios meses de actividad es encontrarse con una carpeta llena de tickets y justificantes de pago.
Una factura simplificada puede ser válida en determinados supuestos, pero no siempre contiene la información necesaria para ejercitar el derecho a deducir el IVA. Para ello, la Agencia Tributaria exige que consten determinados datos adicionales, como el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida de forma separada. Agencia Tributaria
Por eso, si tienes un gasto profesional relevante y únicamente conservas un ticket, conviene revisar si necesitas solicitar al proveedor una factura con tus datos fiscales.
Además, recuerda que el justificante del pago no sustituye a la factura. Un cargo bancario puede servir como prueba complementaria, pero no contiene necesariamente todos los datos exigidos en una factura.
Cómo organizar las facturas de autónomos de forma práctica
No necesitas esperar al final del ejercicio para ordenar tu documentación.
Una organización sencilla puede ayudarte a detectar errores mucho antes. Por ejemplo, puedes clasificar las facturas autónomos por meses o trimestres y separar las emitidas de las recibidas. También resulta útil diferenciar los gastos habituales de las compras de bienes de inversión y mantener asociado a cada documento cualquier justificante adicional que pueda ser relevante.
Puedes conservar las facturas en papel o en formato electrónico, siempre que el sistema utilizado garantice su legibilidad, integridad y acceso cuando la Administración Tributaria lo requiera. Lo importante no es tanto el sistema concreto que utilices como que puedas localizar fácilmente la documentación correspondiente a cada operación.
Errores habituales con las facturas autónomos
Al revisar la documentación después del verano es frecuente encontrar algunos problemas que conviene corregir cuanto antes:
- gastos registrados sin la factura correspondiente;
- facturas con datos fiscales incorrectos;
- operaciones cobradas que todavía no se han facturado;
- facturas recibidas que no se han incluido en los registros;
- utilización de tickets que no permiten justificar adecuadamente una deducción;
- gastos personales mezclados con gastos profesionales;
- o errores en el IVA aplicado o en los importes registrados.
Detectarlos ahora permite llegar a las siguientes obligaciones fiscales con mayor tranquilidad y, sobre todo, evitar que pequeños errores de organización terminen convirtiéndose en un problema cuando Hacienda revise una declaración.
Septiembre: un buen momento para revisar tu situación fiscal
Las facturas autónomos son mucho más que documentos que se archivan para presentar impuestos. Constituyen una parte esencial de la información que acredita tus ingresos, gastos y operaciones ante la Administración Tributaria.
Después del verano, revisar facturas, libros y justificantes puede ayudarte a anticipar incidencias antes del último trimestre del año.
Si tienes dudas sobre si un gasto es deducible, has detectado errores en tus facturas o necesitas revisar tus obligaciones fiscales como autónomo, en Los Andes Legal contamos con abogados especializados en Derecho Fiscal que pueden estudiar tu situación y ayudarte a actuar correctamente frente a Hacienda.
Contacta con Los Andes Legal y cuéntanos tu caso. Revisaremos tu situación fiscal de forma individual para ayudarte a organizar correctamente tu actividad y prevenir posibles problemas con la Administración Tributaria.
